Ostoprosessi¶
EC Ostot-sovelluksen avulla voit hallita ostotilauksiasi, saapuvia tuotteitasi ja toimittajalaskujasi saumattomasti yhdessä paikassa.
Jos haluat määrittää toimittajalaskujen valvontaprosessin, sinun on ensin lisättävä ostotiedot. Ostetun ja vastaanotetun tiedon tietäminen on ensimmäinen askel kohti ostonhallintaprosessien ymmärtämistä.
Tässä on EC:n vakiotyönkulku:
Aloitat Tarjouspyynnöllä (RFQ), joka lähetetään toimittajallesi.
Kun toimittaja on hyväksynyt tarjouspyynnön, vahvista tarjouspyyntö Ostotilaukseksi (PO).
Tilauksen vahvistaminen luo Saapuvan lähetyksen, jos ostit varastossa olevia tuotteita.
Kun saat Toimittajalaskun toimittajaltasi, vahvista lasku edellisessä vaiheessa saaduilla tuotteilla tarkkuuden varmistamiseksi.
Tämän prosessin voi suorittaa kolme eri henkilöä yrityksessä tai vain yksi.
Asetukset¶
Tuotteiden luominen¶
Tuotteiden luominen EC:ssa on välttämätöntä nopean ja tehokkaan ostamisen kannalta. Siirry vain Osta-kohdan Tuotteet-alavalikkoon ja napsauta Luo.
Kun luot tuotetta, kiinnitä huomiota Tuotetyyppi-kenttään, koska se on tärkeää:
Tuotteet, joiden arvo on Varastoitava tuote tai Kulutustavara, antavat sinun seurata niiden varastotasoja. Nämä vaihtoehdot edellyttävät varastonhallintaa ja mahdollistavat tällaisten tuotteiden vastaanottamisen.
Sitä vastoin tuotteet, jotka on asetettu palveluksi tai digitaaliseksi tuotteeksi, eivät sisällä varastonhallintaa. Et voi vastaanottaa tuotteita kummallakaan näistä nimikkeistä.
Vihje
On suositeltavaa luoda Sekalaiset-tuote kaikille harvoin tapahtuville ostoille, jotka eivät vaadi varaston arvostusta tai hallintaa. Jos luot tällaisen tuotteen, on suositeltavaa asettaa tuotetyypiksi Palvelu.
Toimittajalaskujen hallinta¶
Tuotteiden tai palveluiden ostaminen¶
Ostosovelluksesta voit luoda ostotilauksen. Jos toimittaja lähettää sinulle tilausvahvistuksen tai tarjouksen, voit tallentaa tilauksen viitenumeron Toimittajan viite -kenttään. Tämän avulla voit helposti yhdistää ostotilauksen toimittajalaskuun myöhemmin (koska toimittajalasku sisältää luultavasti toimittajaviitteen)
Vahvista ostotilaus ja vastaanota tuotteet Varastossa.
Tuotteiden vastaanottaminen¶
Jos ostit varastossa olevia tuotteita, joiden varastoa hallitset, sinun on vastaanotettava tuotteet Varastossa ostotilauksen vahvistamisen jälkeen. Varaston hallintapaneelissa on painike, joka linkittää sinut suoraan tuotteiden vastaanottoon. Tämä painike on merkitty punaisella alla:
Navigoimalla tällä reitillä pääset luetteloon kaikista vastaanottamista odottavista tilauksista.
Jos sinulla on paljon odottavia tilauksia, käytä suodatinta oikean yläkulman hakupalkin avulla. Tämän hakupalkin avulla voit suodattaa toimittajan (kumppanin), tuotteen tai lähdeasiakirjan (tunnetaan myös ostotilauksesi viitteenä) perusteella. Voit myös ryhmitellä tilaukset eri kriteerien mukaan kohdassa Ryhmittele. Valitsemalla tuotteen tästä luettelosta avautuu seuraava näyttö, josta saat tuotteet.
Palvelutuotteiden ostaminen ei käynnistä toimitustilausta.
Toimittajalaskujen hallinta¶
Kun saat toimittajalaskun aikaisemmasta ostoksesta, muista kirjata se Ostot laskut valikon kautta. Sinun on luotava uusi toimittajalasku, vaikka olisit jo rekisteröinyt ostotilauksen.
Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä luodessasi toimittajalaskua, on valita sopiva toimittaja, koska se hakee myös kaikki siihen liittyvät kirjanpito- tai hinnastotiedot. Sieltä voit valita, haluatko määrittää yhden tai useita ostotilauksia, jotka täytetään toimittajalaskulla. Kun valitset ostotilauksen luettelosta, EC hakee kaikki kyseiseen ostotilaukseen liittyvät laskuttamattomat tuotteet ja täyttää tiedot automaattisesti alla. Jos sinulla on vaikeuksia löytää sopivaa toimittajalaskua, voit etsiä luettelosta syöttämällä toimittajan viitenumeron tai sisäisen ostotilauksesi numeron.
Kun lasku on luonnostilassa, voit tehdä tarvitsemiasi muutoksia (eli poistaa tai lisätä tuoterivejä, muokata määriä ja muuttaa hintoja).
Muista
Toimittaja voi lähettää sinulle useita laskuja samasta ostotilauksesta, jos:
Toimittajasi on jälkitilauksessa ja lähettää sinulle laskuja, kun he lähettävät tuotteita.
Toimittaja lähettää sinulle osittaisen laskun tai pyytää talletusta.
Joka kerta kun tallennat uuden toimittajalaskun, EC täyttää automaattisesti tuotemäärät toimittajalta saatujen tietojen perusteella. Jos tämä arvo näyttää nollaa, että et ole vielä saanut tätä tuotetta ja se toimii muistutuksena siitä, että tuote ei ole käsissäsi ja sinun on ehkä kysyttävä toimitusta. Voit milloin tahansa ohittaa tämän nollamäärän ennen toimittajalaskun vahvistamista.
Toimittajan laskun sovitus¶
Mitä tehdä, jos toimittajalaskusi ei vastaa saamaasi¶
Jos toimittajalta saamassasi laskussa on määriä, jotka eivät vastaa EC:n automaattisesti täyttämiä määriä, tämä voi johtua useista syistä:
Toimittaja veloittaa sinua virheellisesti tuotteista ja/tai palveluista, joita et ole tilannut.
Toimittaja laskuttaa sinua tuotteista, joita et ehkä ole vielä saanut, koska laskutuksen valvonta voi perustua tilattuihin tai vastaanotettuihin määriin.
Toimittaja ei laskuttanut sinua aiemmin ostetuista tuotteista.
Näissä tapauksissa on suositeltavaa varmistaa, että lasku ja kaikki siihen liittyvät ostotilaukset toimittajalle ovat oikein ja että tiedät mitä olet tilannut ja mitä olet jo saanut.
Jos et löydä toimittajalaskuun liittyvää ostotilausta, tämä voi johtua yhdestä muutamasta syystä:
Toimittaja on jo laskuttanut sinua tästä ostotilauksesta. siksi se ei näy missään valikossa.
Joku yrityksessä unohti tallentaa tämän toimittajan ostotilauksen.
Toimittaja veloittaa sinulta jotain, jota et ole tilannut.
Miten tuotemääriä hallitaan¶
Oletusarvoisesti palveluita hallitaan tilattujen määrien perusteella, kun taas varasto ja kulutustavaroita hallitaan vastaanotettujen määrien perusteella.
Jos haluat hallita tuotteita tilattujen määrien perusteella vastaanotettujen määrien perusteella, sinun tulee kuulua ryhmään Ostopäällikkö. Pyydä järjestelmänvalvojaa sallimaan nämä käyttöoikeudet kohdassa . Kun kuulut oikeaan ryhmään, valitse tuote/tuotteet, joita haluat muokata, ja sinun pitäisi nähdä uusi kenttä, jossa on otsikko Ostolaskujen hallinta.
Voit sitten muuttaa valitun tuotteen oletushallintamenetelmän perustumaan jompaankumpaan:
Tilattuihin määriin
tai vastaanotettuja määriä
Erälaskutus¶
Kun luot toimittajalaskun ja valitset ostotilauksen, voit jatkaa lisäostotilausten valitsemista. EC lisää ylimääräiset rivikohdat valitsemistasi ostotilauksista. Jos et ole poistanut aiempia rivikohtia ensimmäisestä ostotilauksesta, lasku liitetään kaikkiin asianmukaisiin ostotilauksiin.