Asiakaslaskusta maksujen perimiseen

EC tukee useita laskutus- ja maksutyönkulkuja, joten voit valita ja käyttää niitä, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita. Haluatpa sitten hyväksyä yhden maksun yhdestä laskusta tai käsitellä useita laskuja kattavan maksun ja ottaa alennuksia aikaisemmista maksuista, voit tehdä sen tehokkaasti ja tarkasti.

Laskuluonnoksesta voittoon ja tappioon

Jos noudamme tyypillisen ”tilaa käteisellä” -skenaarion lopussa, sen jälkeen, kun tavarat on lähetetty, annat laskun; vastaanottaa maksu; tallettaa maksu pankkiin; varmista, että asiakaslasku on suljettu; seurata, jos asiakkaat myöhästyvät; ja lopuksi esittele tuotosi tulosraportissa ja näytä varojen väheneminen tase-raportissa.

Useimmissa maissa laskutus tapahtuu, kun sopimusvelvoite on täytetty. Jos lähetät laatikon asiakkaalle, olet täyttänyt sopimusehdot ja voit laskuttaa ne. Jos toimittajasi lähettää sinulle lähetyksen, hän on täyttänyt kyseisen sopimuksen ehdot ja voi laskuttaa sinua. Näin ollen sopimusehdot täyttyvät, kun laatikko siirtyy kuorma-autoon tai sieltä pois. Tässä vaiheessa EC tukee niin kutsutun laskuluonnoksen luomista Warehousen henkilökunnan toimesta.

Laskun luominen

Laskuluonnoksia voidaan luoda manuaalisesti muista asiakirjoista, kuten myyntitilauksista, ostotilauksista jne. Vaikka voit luoda laskuluonnoksen suoraan, jos haluat.

Asiakkaalle on toimitettava lasku, jossa on tarvittavat tiedot, jotta hän voi maksaa tilatun ja toimitetun tavaran ja palvelun. Sen tulee sisältää myös muut tiedot, joita tarvitaan laskun maksamiseen oikea-aikaisesti ja täsmällisesti.

Laskujen luonnokset

Järjestelmä luo laskut, jotka on alun perin asetettu Luonnos-tilaan. Vaikka nämä laskut

jää vahvistamatta, niillä ei ole kirjanpitovaikutusta järjestelmän sisällä. Mikään ei estä käyttäjiä luomasta omia laskuluonnoksiaan.

Luodaan asiakaslasku seuraavilla tiedoilla:

• Asiakas: Agrolait

• Tuote: iMac

• Quantity: 1

• Yksikköhinta: 100

• Verot: Tax 15%

Asiakirja koostuu kolmesta osasta:

• laskun yläosassa asiakastiedot,

• laskun pääosa, jossa on yksityiskohtaiset laskurivit,

• sivun alareunassa, jossa on yksityiskohtaiset tiedot veroista ja loppusummasta.

Avoimet tai pro forma laskut

Lasku sisältää yleensä tavaroiden ja/tai palveluiden määrän ja hinnan, päivämäärän, mahdolliset osapuolet, yksilöllisen laskun numeron ja mahdolliset verotiedot.

”Vahvista” lasku, kun olet valmis hyväksymään sen. Tämän jälkeen lasku siirtyy Luonnos-tilasta Avoin-tilaan.

Kun olet vahvistanut laskun, EC antaa sille yksilöllisen numeron määritellystä ja muokattavissa olevasta sarjasta.

Tätä laskua vastaavat kirjanpitokirjaukset luodaan automaattisesti, kun vahvistat laskun. Näet tiedot napsauttamalla merkintää ”Muita tietoja” -välilehden Päiväkirjakirjaus -kentässä.

Lähetä lasku asiakkaalle

Vahvistettuasi asiakaslaskun voit lähettää sen suoraan asiakkaalle Lähetä sähköpostilla -toiminnon kautta.

Tyypillinen vahvistetusta laskusta luotu päiväkirjakirjaus näyttää seuraavalta:

Tili	Kumppani	Eräpäivä	Debet	Kredit
Myyntisaamiset	Agrolait	1.7.2015	115
Verot	Agrolait			15
Myynti				100

Maksu

ECssa lasku katsotaan maksetuksi, kun siihen liittyvä kirjanpito on täsmäytetty maksukirjausten kanssa. Jos täsmäytys ei ole tapahtunut, lasku pysyy Avoin-tilassa, kunnes olet syöttänyt maksun.

Tyypillinen maksusta luotu päiväkirjakirjaus näyttää tältä:

Tili	Kumppani	Eräpäivä	Debet	Kredit
Pankki	Agrolait		115
Myyntisaamiset	Agrolait			115

Vastaanota osamaksu tiliotteen kautta

Voit syöttää tiliotteet manuaalisesti ECon tai tuoda ne csv-tiedostosta tai useista muista ennalta määritetyistä muodoista kirjanpitosi lokalisoinnin mukaan.

Luo tiliote kirjanpidon hallintapaneelista ja siihen liittyvä päiväkirja ja syötä summa 100 $ .

Täsmäytä

Nyt sovitaan!

Voit nyt käydä läpi jokaisen tapahtuman ja sovittaa ne tai voit tehdä massasovituksen alaosassa olevien ohjeiden avulla.

Kun taulukon kohteet on täsmäytetty, siihen liittyvässä laskussa näkyy nyt ”Sinulla on maksamattomia maksuja tälle asiakkaalle. Voit täsmäyttää ne maksaaksesi tämän laskun.”

Käytä maksua. Alta näet, että maksu on lisätty laskuun.

Maksun seuranta

On olemassa kasvava trendi, että asiakkaat maksavat laskuja myöhemmin ja myöhemmin. Siksi keräilijöiden on tehtävä kaikkensa kerätäkseen rahaa ja kerätäkseen sen nopeammin.

EC auttaa sinua määrittelemään seurantastrategiasi. Muistuttaaksesi asiakkaita maksamaan erääntyneet laskunsa voit määrittää erilaisia toimenpiteitä sen mukaan, kuinka vakavasti asiakas on myöhässä. Nämä toiminnot on niputettu seurantatasoiksi, jotka käynnistyvät, kun laskun eräpäivä on ylittänyt tietyn määrän päiviä. Mikäli samalla asiakkaalla on muita erääntyneitä laskuja, suoritetaan eniten erääntyneen laskun toimenpiteet.

Menemällä asiakasrekisteriin ja sukeltamalla ”Erääntyneet maksut” -kohtaan näet jatkoviestin ja kaikki erääntyneet laskut.

Customer aging report:

Asiakkaiden ikääntymisraportti tulee olemaan keräilijälle tärkeä lisätyökalu asiakkaiden luottoongelmien ymmärtämiseen ja työn priorisoimiseen.

Käytä ikääntymisraporttia määrittääksesi, mitkä asiakkaat ovat myöhässä, ja aloita keräys.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma näyttää tulo- ja kulutiedot. Viime kädessä tämä antaa sinulle selkeän kuvan nettovoitostasi ja -tappiostasi. Sitä kutsutaan joskus ”tuloslaskelmaksi” tai ”tulo- ja kululaskelmaksi”.

Tase

Taseeseen on koottu yrityksesi velat, varat ja oma pääoma tietyllä hetkellä.

Jos esimerkiksi hallitset varastoasi jatkuvan kirjanpidon menetelmällä, sinun pitäisi odottaa tilin ”Vaihtoomaisuus” laskua, kun materiaali on lähetetty asiakkaalle.